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协会小额信贷工作操作管理办法

时间:2009-05-17 22:15:24来源: 作者: 点击:
  

2007318全体员工会议通过)

OO四年九月以来,协会在SAMP项目帮助下,通过全体员工的共同努力,总结吸取十年来的经验教训,建立起了科学的行之有效的内部管理、风险控制体系和责权利相结合的治理机制,经过两年多 的试运行,收到了良好的效果,使我们协会小额信贷工作找到了可持续发展的有效路径,奠定了协会发展坚实的基础。为了使我们的工作更上一层楼,对协会《小额信贷工作操作管理(试行)办法》不尽完善和不尽合理部分进行了修改和补充,在此基础上特制定本办法。

 

    

 

一、机构设置、岗位职责、治理结构

二、贷款政策及管理

三、协会存款管理办法及操作规程(试行)

四、信贷操作流程

五、财务管理制度

六、贷款风险管理制度

七、信贷信息管理

八、小额信贷软件的使用管理办法

九、信贷、财务监控及处罚措施

十、信贷档案管理

 

 

一、机构设置、岗位职责、治理结构

 

 

(一)机构岗位设置:  

 

 

理事会

财务部

秘书长

秘书长办公会议

 

信贷监管部

办公室

发展部

 

农民互助社

分支机构

贷款审批委员

主任、市场主管、业务员

 

 

 

 


-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                                              

(二)岗位职责:

理事会:是协会的最高权力机构。负责政策制定,确定协会发展目标、方向,选拔和确定秘书长人选。审定协会年度工作计划和年终决算。每季度听取一次秘书长工作汇报。

秘书长:负责主持协会全面管理和发展;组织制定并实施战略发展计划;主持秘书长办公会议;对外联系和协调;负责人事管理工作。

秘书长办公会议:秘书长办公会议由秘书长、信贷监管部、发展部、财务部组成,办公室主任为秘书。由秘书长主持(定期或不定期召开会议)。每月至少召开一次会议,负责协会日常工作管理和重大问题的议定;负责协会各项管理制度的建立和修订;讨论制订协会年度工作计划,讨论年度核算办法,提交理事会和职工大会通过并组织实施;督导秘书长日常管理工作。

办公室:属协会的综合协调部门。负责协会的文秘工作,组织年度总体工作计划和综合性材料的起草;协助秘书长协调各部门工作和督导领导交办事项的落实;负责协会的对外宣传、网站建设与维护工作;协助秘书长做好对外联系及交往工作;联络接待;负责协会档案、保密、考勤、安全及卫生管理工作;协会信贷软件系统的建设和维护;负责协会人力资源管理工作,员工招聘、录用、调配、合同签订等人事及保险、福利工作;负责协会财产、车辆管理及办公用品采购、设施维修维护等工作;负责组织协会各种会议及培训的会务准备工作;做好秘书长办公会议及秘书长交办的其它工作。

信贷监管部:组织起草协会年度、季度商业计划,指导督促各分支机构拟定各自的年度、季度工作计划;组织执行批准的商业计划,根据执行情况对计划进行适当地调整,对执行情况进行考核;按照协会小额信贷操作管理制度、管理报告指南及财务管理手册等要求进行信贷的日常管理和监督工作;负责按协会内部各种管理制度要求做好对各项业务发展过程中工作的监控及员工工作态度、工作质量、工作业绩的考评;协调相关业务部门将各种项目及技术培训服务与信贷组织服务有机结合,推动商业计划的完成和扶贫项目的有效开展;督促和做好协会信息系统的录入管理工作,保证系统数据的真实性,做好信贷数据的汇总、统计,随时掌握协会各分支机构信贷质量变化,发现风险隐患及时汇报并采取有效的控制措施,将贷款风险控制在总体要求之内;做好秘书长交办的其它工作。

财务部:负责协会信贷资本的营运、核算、和财务管理,按时提供会计报表及财务分析;负责协会财务费用的核算与管理,定期报告费用开支情况;协助信贷监管部做好协会商业计划的编制,按季公布计划执行情况;做好对各分支机构的财务指导、检查和监督;负责对协会员工财务和会计知识的培训;负责协会财务、信贷管理系统的协调和控制、监督和建设,作好机构内的日常自我监测;做好秘书长交办的其它工作。

发展部:深刻了解和解剖贫困社区各种需求,探索寻求帮助这些社区有效发展途径,拓展协会发展领域和空间;根据社区要求做好与政府和援助组织沟通与联系争取支持与合作,并做好策划和项目建议书准备工作,包括项目考察活动的策划、安排,保持与出资支持方的有效联系,促进项目落实;牵头组织各部门做好每一个引进项目的具体实施方案,包括项目实施责任人、财务报帐人员、项目具体活动与协会工作如何有机结合的具体计划;组织项目活动的开展及内部评估,项目各种资料(文字、音像等)的收集、整理与传递,以及与援助机构的日常工作联系,推动帮助贫困村建立农民自己的组织,并负责其日常指导、培训和监管工作,保证农民组织安全有效的运行和发展;做好农民组织之间的交流、学习,推动共同发展;做好秘书长交办的其他工作。

分支机构贷款审批委员会:分支机构主任、市场主管和信贷员组成负责本机构辖区内贷款的组织审批。贷款审批必须贷款审批委员会全部成员同时参加,每笔贷款必须经贷款审批委员会全部成员同意后方可发放。审批权限为一万元以下;负责本机构发展计划的制定和组织实施工作。

主任(兼会计):负责本机构的全面工作,为分支机构的贷款审批委员会的负责人和财务监管及经营核算者。具体职责为:管理机构的日常工作,组织本机构员工制定商业计划和组织实施;负责对员工的教育和业务指导;负责对信贷员提交的客户贷款资料的审核,实地审查并签注审查意见;组织召开信贷审批委员会议,讨论审批贷款;监督出纳员将当天批准发放的贷款按规定发放和当天还款的记账、存行,督促工作人员将当天的业务信息按要求全部录入信贷管理软件系统;记录当天的会计账目并负责信贷管理软件系统、会计系统的录入;按县协会要求上传分支机构日报信息。负责协会下达的存款任务的组织和存款空白收款凭证的领取、保管和填写。在县协会指导下,按月做好本机构的核算及年终决算;建立保管会计档案资料;做好分支机构与相关单位的协调工作,拓展信贷业务,协助信贷员工作。

市场主管(出纳):负责对前来机构咨询的潜在客户、贷款客户的接待并对来访客户进行基本情况的调查,宣传介绍协会的信贷产品和政策及协会的理念;推荐有贷款需求的客户给信贷员;参加贷款审批会议并发表意见;与主任一起到银行取现发放被批准的贷款;负责全部客户还款的回收、存行;记录客户的分户台帐;负责协会小额信贷软件系统中客户贷款的审核、登记及客户还款的录入;宣传协会存款管理办法和组织存款;。

信贷员:负责组织、宣传、动员贷款客户,对申请贷款客户进行逐户调查、审核,详细记录客户基本情况;整理、收取客户的信贷资料;参加贷款审批会并发表意见。通知客户领款、还款时间,填写客户借、还款凭证;负责协会小额信贷软件系统中客户基本信息和贷款申请的录入;宣传协会存款管理办法和组织存款;分支机构的信贷档案管理;访问拖欠客户和催收逾期贷款。

监管人员(分支机构在起步、成长阶段的日常管理):负责对碧泉分支机构进行日常管理和财务监控;负责该分支机构业务计划的制定和组织实施;对员工进行业务指导;负责对信贷员提交的客户贷款资料的审核及实地抽查;监督其在规定的范围内贷款审批;监督分支机构将批准的贷款按规定时间发放到客户手上,督促当天收回现金按时存行、记账;负责对该乡信贷档案和资料的传递、移交;监督该乡存款的组织和按时上解。

(三)责权利相结合的内部治理机制        

我们协会是一个社会企业性质的组织,我们的公益属性是建立在为低收入群体提供服务的有效经营管理基础上的自主社会公益服务。因此,依据协会社会发展推动和内部企业化管理的双重属性要求,为了有效防范经营风险,增强员工的风险责任感和调动其内在的工作原动力和激情,推动协会可持续健康发展,协会在原试验性治理结构基础上,根据协会不同岗位、不同工作性质、不同责任大小,建立起协会发展、风险与全员职工相结合的责、权、利内部治理机制。

1、股本金的产生和配置方式

在协会的统一管理下,以协会分支机构为单位,建立起协会控股、全员参股的股权分置的内部治理结构:

1)协会向各分支机构投入股本金20万元,协会监管人员及该分支机构员工按要求缴纳6万元股本金,共计26万元作为每个分支机构的股本金,由分支机构按照协会授权委托的总体要求在本辖区内进行无需担保抵押的为低收入群体提供的小额信贷服务,独立核算,自负盈亏。

2)根据不同岗位及责任大小设立风险股本金,其属性:一是按股份获得收益和承担风险;二是员工违反管理制度和不负责任等对机构发展带来不良影响的风险担保性。

2、风险股本金缴纳的标准

单位:元

 

缴纳金额

 

缴纳金额

秘书长

20000

发展部副主任

12000

信贷部主任

16000

财务部员工

10000

发展部主任

16000

分会主任

20000

财务部主任

14000

分会出纳

12000

办公室主任

12000

分会业务员

8000

根据协会工作的公益和社会发展属性以及低报酬的工资制度设置,全体员工缴纳的风险股本金,协会按照年利息10%支付风险股本金利息,年末以现金形式结算给个人,所付利息进入各分支机构当年经营成本。

3、经营方式与经营盈亏的处理办法:

1)各分支机构属协会的内部独立二级核算机构,实行协会控股和授权委托独立经营,独立核算、自负盈亏。

2)各分支机构在协会统一政策框架下,自主经营,接受协会的全过程的指导和监管。

3)盈亏分配原则:分支机构经营亏损按照工作人员与协会出资比例(6万元与20万元)承担经营亏损。在分支机构经营收益分配上实行:协会按照工作人员缴纳的信贷风险股本资金额度以11的比例匹配相同金额参加利益分配(即工作人员缴6万元,在利益分配上按照12万元与协会14万元的比例分配收益)。

4)按年度经营核算结果作依据,实行按出资比例以及以上亏损和盈利的分摊办法进行结算。协会收益部分上划县协会。如出现亏损,年末出资各方按比例补足经营资本金。

5)对于在经营过程中,严重违反协会各种管理制度、逃避协会监管、采取欺骗行为进行违规经营的,一经查实,协会有权对其取消当年度股本金及配股分配权利,其缴纳的风险股本金自然转为风险金进行处置。

6)工作人员如因工作调动,出资将随之变动。如因正常原因离开协会,风险股本金的处理,必须到当年决算办清后根据盈亏情况进行处置,按照自愿原则,实行退出风险股本金或不退办法处理。但不再为协会服务和工作的员工,不退出股本金的不再享受协会的股本金利息补助和配股政策,转为社会股对待。

 

二、贷 款 政 策 及 管 理

 

(一)贷款范围:

农村农业生产及加工贷款、农村集镇小工商业贷款。在分支机构辖区内从事小工商业的经营者、服务业、农业生产、家庭养殖、小型农业加工业者。

(二)贷款额度:

1、农村集镇小工商业户贷款最高额度暂定10000元,实行信誉贷款。

2、纯农业生产者贷款最高限额为3000元,实行信誉贷款。

3.农户经营农业生产的同时兼营小商业和小作坊加工的客户贷款的最高额度为5000元,实行信誉贷款。

4、对遵守协会的规定、守信用、无违规违纪的客户,可提供多次贷款,但贷款余额不得超出最高贷款额度。

(三)贷款期限:

贷款期限分为一年期、半年期、三个月期三种。

(四)贷款利息:

利率:统一执行年固定利率8%(名誉利息)。对未到期提前归还的贷款:不满三个月的按三个月计算;超出一季度而不满半年的按半年计算;超出半年而不满一年的按一年计算。

(五)贷款审批:

)客户贷款需求预报及要求

1)所有客户申请的每笔贷款需在各分支机构管理委员会达成一致意见后,提前向协会信贷部进行预报。

2)预报内容:① 客户基本信息(客户号、姓名、性别、住址、项目经营地点等);② 申请借款金额和借款用途;③ 分支机构对客户的了解程度(老客户的原借款情况,新客户的客户调查情况等)。

3)信贷部审核:① 分会贷款业务是否按照协会贷款操作流程办理,是否按照协会信贷管理要求进行审核、审批; ② 客户申请贷款是否征得分会所有工作人员的同意; ③ 客户贷款申请是否符合协会贷款政策和借款条件;④ 业务员对老客户经营规模扩大、经营项目变更、续借款后贷款余额超过原客户调查表所核准的贷款上限的、贷款期满后转入下一轮借款的和新申请借款客户是否按要求进行了客户调查;⑤ 分会主任是否对调查情况的准确性进行了抽查(抽查的比例必须达到30%以上)。

4)未经预报的贷款不允许发放。

二)审批权限

分支机构贷款审批委员会在预报的基础上负责审批一万元以下额度的贷款;超过一万元以上的贷款,分支机构贷款审批委员会无权审批;

三)贷款审批特殊规定:

1)超过贷款最高限额和客户调查表核定可贷款额的不予批准;

2)信誉低和进入黑名单客户不予批准;

3)未成家者不予批准;

4)年龄在65岁以上者不予批准;

5)丧失劳动能力、不从事经营项目者不予批准。。

6)协会不允许给从事高危险职业的客户发放贷款(如机动车辆驾驶员等)。

7借款人本人或家庭成员在协会有逾期款未还清,或上笔贷款连续拖欠3次的客户,协会不再为其提供新的贷款。(如所有欠款还清后,至少在六个月内不得为其提供新的贷款。)

8)不允许给协会工作人员或与其在一起共同生活的家庭成员提供贷款。如员工遇到特殊情况需要借或贷款,须向分会主任提出申请,说明借款原因和偿还借(贷)款的计划,经分会讨论同意后,书面报告县协会,由秘书长办公会研究决定,秘书长审批后,方可履行借或贷款手续。

(六)贷款发放:

  经审批合格的客户贷款由信贷员通知客户准时到分支机构办公室,凭户口本、借款人身份证原件、私人印章领取贷款。

七)贷款偿还:

1、还款原则:所有贷款和利息均实行等比例分期偿还。即:(借款本金+年利息)/还款次数=分期还款额(包括当期应还利息和本金)。

2、还款频率:由客户根据自己经营状况及还款能力提出,经分支机构同意后达成协议书,原则上每10天或每半个月偿还一次,但最长分期偿还期限不能超出一个月一次。

3、还款办法:所有贷款的偿还均按放款时与客户约定的还款次数和时间到分支机构办公室偿还。

(八)贷款续借管理

一)对客户续借贷款的要求

1)必须是上一轮贷款使用三个月后的老客户、第一轮贷款使用半年后的新参与客户,且确因扩大经营规模、拓展新项目需紧急用款的客户。

2)贷款人及其家庭相关人员在协会的上一周期贷款未出现一次拖欠。

3)客户续借贷款必须要用于批准的扩大或拓展的项目经营活动。

4)每位续借贷款的客户最多只能同时享受两笔贷款,续借贷款的还款周期最长不能超过15天。

5)续借贷款客户的贷款总余额不得超过客户调查时核定的最高贷款限额和信贷政策中规定的最高限额(即农村一般种植、养殖、加工客户不超过3000元,最高不超过5000元,集镇工商客户最高不超过10000元)。

二)具体要求及操作办法

1)各分支机构在每年初需根据《协会管理报告指南》中要求,对上年度每位贷款客户进行一次信誉确认,将所有无一次还款拖欠的客户记入优秀客户名册,将故意连续拖欠和极度不讲信誉的贷款客户定入黑名单,并纳入行政档案,妥善保管。

2)续借贷款与首笔贷款一样实行按笔管理,分期偿还。

3)财务和信贷系统上对续借贷款实行按笔管理,每笔贷款视为一笔新的业务,必须重新建立客户贷款台账,与该客户上一笔贷款分开管理。

 

 

 

三、存款管理办法及操作规程                                                                                                       (试 行)

2006107协会全体职工大会讨论通过)

 

(一)总 

第一条:协会吸收存款的目的----组织社区内部资金余缺调剂,推动互助合作,促进区域经济协调发展。

第二条:协会吸收存款的对象----协会成员、协会股民、借款客户。

第三条:协会吸收存款的原则----自愿、互助、合作、发展。

第四条:协会存款的期限----所有存款均为定期存款,期限分别为半年、一年、两年、三年和五年期。

第五条:协会存款的利率----一年期以内年利率3%,两年期年利率3.5%,三年期年利率4%,五年期年利率4.5%

第六条:协会存款的起存金额----最低1000元。

第七条:协会存款的支取或转存-----所有存款非特殊情况不得提前支取。

1、正常支取:存款到期后,须由本人凭存款卡及相关身份证件到协会办理支取或转存手续。特殊情况须由其他人代理支取或转存时,取款人须提供存款卡、存款人委托办理的书面依据和存款人及委托人的身份证明。

2、提前支取:未到期的存款,存款人确因特殊情况需提前支取全部或部分存款的,须由本人凭存款卡及相关身份证件到协会办理。支取的部分或(全部)金额按支取当日银行挂牌活期存款利率计付利息,卡上余额到期后,仍按存入时约定利率计付利息。每笔存款提前取不超过2次。

3、逾期支取:存款到期后,未按时办理支取或转存手续的,实行自动转存,利率不变,转存后未到转存期限而需支取的按活期利率计付利息。

第八条:协会存款卡的挂失、查询和过户:

1、存款人存款卡遗失时,须由本人立即持身份证明,到存款的分会书面申请挂失手续。

2、存款的所有权因特殊情况需发生变更,涉及过户时,由协会依据存款所有权证明或具有法律效力的有关资料办理过户手续。

(二)协会组织存款的操作流程

协会存款由仪陇县乡村发展协会各分会负责在服务对象中组织,由县协会统一管理,其操作流程如下:

第九条:分会为存款人办理存款业务,要求在本地赶集天进行,须分会三名工作人员在场共同办理。

第十条:分会组织存款必须使用专用收款凭证,凭证由分会负责人在县协会财务部统一领取,凭证上由县协会财务部和办公室分别加盖财务专用章及协会钢印,领取后由分会主任保管和填写。

第十一条:客户办理存款业务时,由分会主任收集客户照片,并按客户身份证信息、现金存款金额等如实填写收款凭证,然后交由业务员复核,业务员在确认所填写信息准确无误后在凭证经手人处签字并转交出纳;出纳核对凭证、清点现金、在收款凭证上签字后,将收款凭证收据联交存款人暂时保管,存根联交分会主任登记存款明细帐,财务联及照片交县协会记帐及制作存款卡。

第十二条:分会收到的存款按以下方式及时存入分会银行帐户或上解协会,严禁坐支。如果当天收到的存款金额超过一万元的,分会必须通过银行汇兑的方式将存款及时上解到县协会或利用到协会总部办事时直接随带到金城镇存入县协会在信用联社开设的账户中;不足一万元的必须当天存入分会银行帐户,待累计到一万元时上解或上存。

第十三条:当天的业务结束后,业务员汇总存款情况、出纳清点现金、主任审核收款凭证,相互核对准确后,由分会主任将当天的存款情况汇报给信贷部。

第十四条:分会将存款汇出或存入县协会账户后,分会主任应将存款收款凭证财务联、银行汇款凭证或银行现金交款单及时交协会财务部会计做帐。

第十五条:财务部会计收到上述单据后,应立即进行核对,确认相符后在存款收款凭证财务联和存根联上签字,并进行相应的账务处理。

第十六条:信贷部在对分会提供的存款人的相关信息与总部财务依据进行核对、确认后,负责建立存款人的电子档案信息;在收到分会交来的存款人照片后由信贷部主任填写存款卡。

第十七条:信贷部主任将存款卡填写好后及时交财务部核对,卡上信息经确认准确无误后,由财务部主任在卡上的“存款余额”处盖上已审核印鉴,再交协会办公室主任作最终复核。

第十八条:存款卡只能通过办公室主任对分会发放,由分会主任凭开出的存款收款凭证存根联领取。办公室主任再次复查已填写好的存款卡信息后,在卡上存款人的照片处加盖协会钢印,同时在存款卡的封面加盖协会公章,存款卡方能生效。存款卡发出的同时,暂时收回分会开出的存款收款凭证存根联。

第十九条:分会主任领回存款卡后,经办存款的业务员应在存款卡“经办人”一栏签章,并通知存款人凭交存款时的存款收款凭证收据联换回存款卡。

第二十条:存款卡发出后,分会主任应将存款人交回的存款收款凭证收据联进行整理,然后到协会办公室换回存款凭证的存根联并妥善保管。

第二十一条:存款人再次存款或转存时,存款卡须一起带回协会总部填写和复核,其它操作流程跟上笔存款一样办理。

第二十二条:存款到期需要支取时,由县协会抽派工作人员到分会具体负责办理。

1、办理存款支取时,应验证取款人所持存款卡及相关身份证明的真实性。

2、取款时必须填写存款本息支取凭证,填写清楚存款人基本信息,存入日期、金额,支取日期、金额及利息等信息。

3、存款本息结算清楚后,县协会财务人员、分会相关经办人员、取款人都必须在取款凭证上签字,分会主任在存款明细账上做好支取记录后,方可取款。

4、存款支取后,存款卡由存款人保存,以备该存款人再次存款使用,卡上可留一定数量的存款余额。

5、存款支取业务结束后,协会经办人员应及时将存款本息支取凭证整理汇总交协会总部财务,以便进行相关的账务处理。

(三)协会组织存款的收款凭证和存款卡的管理

第二十三条:协会组织存款的临时收款凭证的管理:

1、该凭证由协会财务部统一购买,并同时加盖协会财务专用章和协会钢印。

2、该凭证由分会主任在协会财务部申请领取,并按凭证号码进行申领登记和签字,每个分会每次申领最多不得超过5套。

3、该凭证使用或作废后,由领取人凭使用后的留底联或全套作废票在财务部进行销号注销,所领凭证销号完毕后,方可再次申请领取。

第二十四条:存款卡的管理:

1、该存款卡由协会信贷部按协会存款的相关要求统一分批定量制作和保管。

2、该存款卡的制作版本印刷完毕后,应当场销毁或收回协会保管。

3、该存款卡由信贷部主任根据分会和财务提供的存款人信息、银行进账情况及照片负责填写,由财务部负责审核后,加盖复核印鉴。由协会办公室主任最终复查,加盖协会公章和钢印后,统一登记发放。凡卡上印章不齐全,存款卡无效。

第二十五条:协会制作的存款收款凭证和存款卡属协会重控凭证,各部门要实行严格管理,凡遗失或未按要求办理者,必须严加追查,同时处责任人2000 元以上的罚款,情节严重或造成严重后果的,协会将依法进行处理。

(四)附 

第二十六条:本办法从二00六年九月一日起开始执行。

第二十七条:本办法最终解释权归四川省仪陇县乡村发展协会。

 

四、信 贷 工 作 流 程

 

(一)宣传贷款政策:

分支机构全体人员采取各种途径和方法随时随地宣传协会的信贷政策和协会的宗旨。

(二)客户申请:

贷款客户到分会办公室申请(一般在逢场天),由出纳(由信贷员)接待客户咨询、详细讲解新的信贷政策和了解客户的家庭基本情况、贷款需求,登记潜在客户姓名、贷款品种。

(三)初审客户:

客户申请后,信贷员指导客户填写贷款申请书,确定客户基本信息(贷款品种、额度、用途,贷款担保类型;还款方式、时间;家庭住址、成员、经营情况,确定去客户家调查时间)。

(四)入户调查:

信贷员按约定时间实地了解客户情况:住房、经营场地、资产和负债、贷款及项目的真实性、还款能力测算和信誉度考察等,填写农村客户调查表或集镇小商业客户调查表,收集客户身份证、户口簿复印件。

(五)主任审查:

对业务员交来的客户资料,分支机构主任对新客户逐户实地审查,老客户实行抽查。核实业务员调查的真实性,并签具审查意见,提交机构审批委员会审批。

碧泉信贷员调查同意后自己审查,由监管人员对贷款申请资料逐户核对,并随机到户抽查。

(六)贷款预报:

对客户申请的贷款在完成上述步骤,经分支机构所有成员达成一致意见后,由主任向协会信贷部进行预报,未经预报的贷款不允许发放。

(七)贷款审批:

预报审核后,符合放款条件的客户申请,由分支机构主任组织贷款审批委员会会议,共同讨论通过,审批委员会全体成员均在贷款审批书上签章方能生效,如有一人不同意,则不能视为批准。

(八)通知放款:

信贷员按批准的放款时间通知客户带上印章、户口簿、身份证(原件)准时到办公室领款。

(九)办理贷款相关手续:

信贷员填写贷款合同书(两份,客户一份,财务一份)、客户借款凭证、客户还款卡,主任对信贷员所办理的客户相关证件确认后,并在签订好的贷款合同,借款凭证签字。

(十)发放贷款:

分现金放款和转帐放款两种,目前实行现金放款,协会可根据信贷运作情况随时变更。

出纳与主任一同到银行取出批准的当日放款金额,确认办好的贷款手续数据准确、印章齐备后,将贷款如数发放到客户手中。

放款后,出纳员建立客户手工台账,业务员将放款客户的详细信息录入协会信贷管理软件系统,并完成贷款申请工作,出纳在信贷管理软件系统中对已申请的贷款进行审核、登记

(十一)贷款回收:

1、由信贷员按客户所交现金填写客户还款卡、还款凭证并签章后,将还款凭证和现金转交出纳。

2、出纳核实信贷员所填卡、票、账无误后,再清点现金,并记录客户台帐,在还款凭证、客户台帐上签章后,退还客户还款凭证客户联、还款卡给信贷员,由信贷员退还给客户,并提醒其查看确认余额,同时将客户还款情况录入信贷管理软件系统。

3、出纳将收好的现金清理与票据核对准确,填写银行进账单,当日到银行存款。

4、当天业务结束后,出纳员立即记完现金日记账和银行日记账。

5、记账完毕后,向会计办理凭证移交,双方核实后在交接单上签章。

6、会计收到出纳所交的票据后,立即做完记账凭证,登记完相关会计账,同时将当天的所有会计信息录入管理软件会计系统

7、分支机构主任(或监管人员)核实当天业务状况,是否出现漏收、少收、拖欠等问题,立即讨论,找出解决办法。

8、分支机构主任(碧泉信贷员)填写后三天工作及放款计划表,传真(带回)县协会总部交相关人员。交会计做账双方核实后在交接单上签章。

9协会总部财务及信贷信息录入员在接到传真或带回的资料后,在交接单上签字,在次日上午12点前完成各分支机构信贷和财务信息的录入工作。

十二)收集整理客户信贷档案:

当日业务结束后,信贷员按协会信贷档案管理制度收集、整理客户资料(客户借款申请书、客户调查表、贷款发放日报表、贷款审批书、贷款回收日报表),均按客户贷款顺序编号,每月底装订成册,移交出纳存档,统一管理。

 

 

五、财 务 管 理 制 度

 

(一)银行账户管理办法

各分支机构在当地信用社或农行开设一个银行存款账户,预留县协会财务专用公章、财务会计印章,分支机构主任、出纳、业务员印章。该账户由县协会拨入的20万元循环资金和协会工作人员缴纳的6万元股本金共26万元作为启动资金运作小额信贷,当贷款资金不足时再向县协会拆借,拆借资金按年利息3%计收资金占用利息(新开设的分支机构向协会拆借的资金从第二年开始计收资金占用费)。

该账户日常存款来源于客户归还的贷款本息,转、取款是用于放贷和支付工资费用。县协会监管人员和乡分支机构主任要随时对银行账户进行监控,每月由会计核对银行账,不涉及收付现金的人员,这样在核查每一笔交易时可保持独立性。如余额不足放款,由分支机构主任提前1天向县协会申请汇入,若账户资金在满足放贷后仍有富余的情况下,协会可以随时上划分支机构借款部分,以便协会资金的统一安排,合理调配,确保资金正常运转。

该账户支取凭证由县协会加盖行政公章后登记好盖章份数及凭证号码交分支机构主任(兼会计)保管。分支机构发放贷款时,由出纳人员开据转账凭证将款转至贷款客户在银行开立的存款账户上,工作人员不得接触现金。乡分支机构的工资费用由县协会审批,出纳人员凭审批后的原始凭证取款,不得多取,也不得提前支取。分会可预支备用金500元作为日常经费开支。

(二)财会账务管理

1、认真按照SMAP项目制定的《会计手册》、《管理报告指南》执行,认真记录每一笔收支并严格审核其会计凭证、附件是否合理、及时接账、做账,按照权责发生制,以本会计期间发生的费用和收入记账,做到日清月结,内容真实,数字准确,账目清楚,反映及时。

2、搞好会计核算工作。对每项经济业务都要以凭证为依据,必须以收款项目的实际时间和金额入账,每月30号必须扎账,不能跨月记账、做空头账、假账,如发现此现象将无条件开除会计人员。会计每月必须与信贷员核对贷款账户余额,总账与分户账随时核对,做到账账、账款、账据、账实、账表、时间全部相符。

3、财会人员经登记后的会计凭证按月进行整理,按凭证的编号顺序排列,装订成册,并对每册记账加具封面,注明年月日,起止号和册数,装订后存档,由分支机构自行保管,不得丢失和毁损。

(三)财务报账方式

1、当天必须将当日现金收支明细表,银行进账单及放贷计划,传递到县协会总部,总部必须在次日完成所有记账业务。

2、分支机构每月3号前到县协会报账,带齐所有报表(包括:试算平衡表、资产负债表、损益表、费用明细表、贷款质量报告、贷款业务报告、银行对账报告、放或收款报账清单)。

3、县协会财务人员收到分支机构报告后,立即严格审核所有报表是否与账本、凭证、会计科目相符,及时进行研究、分析和评价其中所提供的信息和数据的准确性、合理性和及时性,以确保县协会系统与分支机构之间的数据相等,如有差异,应查明原因并作及时纠正和进行账务调整。

4、财会核实完毕后,出具所有报表齐全、账目清楚无误的证实凭据后,方可报批分支机构的费用和工资。

(四)银行日记账、现金、重控凭证管理及账务传递手续

1、分支机构的客户资料和重控凭证由分支机构主任申领和管理。

2、出纳员所管理的现金及主任所管的各项重控凭证要随时放入保险柜,业务员领取重控凭证,要进行登记,如在使用中出现错误,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不能任意撕毁。

3、每月末报账时,要将已加盖公章未开完的取现、转帐支票一并报县协会交会计核查。

4、出纳员收取客户的现金后,应在台账、客户还款卡上加盖收款人印章,并审核收款凭证,现金存行后同时记录银行日记账。

5、银行日记账的设置:按分支机构独立设置账户,由出纳员根据收、付款凭证,按其编号逐日逐笔登记,按日结出存款余额,然后将核对好的存款单上余额汇总,移交会计。会计审核后盖章,退回一联给出纳作为对账依据。

6、银行账户核对,月末各分支机构的开户银行会提供对账单,通过对账单与账户逐笔核对,如发现有漏记、多记、少记或不清楚的事项,应由经管人员直接与银行联系,并报告分支机构主管,及时做出银行调节表和账务调整处理,以确保银行日记账与总账余额相等。

 

六、贷 款 风 险 管 理 制 度

 

(一)风险贷款的定义:

借款人在分期还款中,出现一次拖欠一元以上的应还款现象,其所有贷款余额为风险贷款。

(二)风险贷款率的控制标准:

根据国际小额信贷风险管理惯例和协会对信贷风险控制管理能力,协会总的风险贷款率须控制在5%以内。

(三)贷款风险率的考核:

实行每月考核,每季度根据协会年初核定的贷款规模、贷款服务笔数、贷款风险率三个方面确定指标核发信贷业务工作质量奖。

(四)提取风险贷款损失准备金的标准:

对已出现的风险贷款按风险帐龄提取不同比例的贷款损失准备金,具体为:风险帐龄在0-30天的按风险贷款额的10%提取,31-60天的按25%提取,61-90天的按50%提取,90-120天的按75%提取,大于120天按100%提取,按月实行动态管理。

(五)按年度在年终决算时,根据风险贷款帐龄管理办法对此时点风险帐龄大于营收入中提取等额的贷款损失准备金,进入各分会当年的管120天的全部贷款余额在当年的经理成本进行核算。

(六)对风险贷款帐龄大于120天提取了贷款损失准备金进行成本核算的风险贷款的管理方法

1、在年终决算时,贷款风险帐龄大于120天的贷款,全额提取贷款损失准备金并进入各分支机构当年成本核算,财务上做调帐处理,转入其它应收帐款科目,不再进入下年度的贷款质量考核,并在借款余额中减去相应的额度。

2、对贷款风险帐龄低于120天,实行动态管理的风险贷款,仍将作为正常贷款进入下年度的贷款质量考核。

3、对上年度风险帐龄大于120天,已全额提取贷款损失准备金的风险贷款的管理处理办法:

对上年度转入应收帐款科目大于120天的风险贷款,各分支机构按照等比例全额分摊到当年每季,作为硬性催收工作任务进行考核,每季度必须全额完成。若季末未完成回收任务,协会将直接在所在分支机构当季业务工作质量奖中扣收未完成金额(其中协会总部管理人员承担1/4的金额,分支机构职工承担3/4的金额),各分支机构和总部管理层均按照各自的成员股份进行分摊处理。

(七)每季度对已收回的转入其它应收的帐务处理:帐款的风险贷款

扣收时帐务处理:借方记:人员费用-工资,贷方记:其它应付款。1/3作为分支机构工作人员股份分红,2/3转入县协会总部,冲减其它应收款,借方记:其它应付款1/3部分,贷方记:其它应收款。

 

七、信 贷 信 息 管 理

 

(一)信息传递流程及内容

各分支机构指派专人在每天工作结束前负责上报或传真当天收、放款日报信息,及后三天的客户借款需求预报。

(二)管理信息的录入、分析和监控

总部信息录入人员必须在次日上午将收到的日报信息录入信贷管理软件系统,总部监管人员每天收到的分支机构信息后,应及时进行汇总和分析,将发现的问题及重要信息向秘书长报告,并有针对性地或随机实地抽查。

对收到的分支机构客户借款需求预报进行客观分析,对已发放的贷款与原计划核对误差情况并及时反馈给各分会

(三)信贷管理日报、财务月报及其它上报信息具体要求

(一)每天各分支机构应向协会信贷部提供的日报信息:

1)当天放款的完整客户信息(两份县乡各一份,按月统计)。

2)当天放款客户的贷款审批表(三份,分会、财务装订、县信贷部存档各一份,按月统计)。

3)贷款回收的全部信息包括回收本金、利息、收回的逾期款、退付款、贷款余额等(报表保存一份完整的档案)。

4)信息完整的客户调查表(两份,县、乡各一份,按月计收)

5)当天的银行取、存款信息(含存行款、银行利息收入、转、拨入款,银行取款、转出金额、存款余额等)。

(二)每月会计月报所必须提供的报表和资料:

1)准确的会计报表(试算平衡表、账龄分析、贷款业务报告、报账清单、银行对帐报告等)。

2)准确的贷款质量报告。

3)核对好的银行兑账单。

4)齐全的会计凭证附件。

(三)其它月报资料:

1)分支机构员工上一月的考勤记录。

2)详细的下月工作及业务发展计划。

3)分支机构下月拆借款拨款申请。

4)网站及其它资料(工作总结、案例、意见或建议等)

 

八、小额信贷软件系统的使用管理办法

 

(一)小额信贷软件系统的配置、培训:系统安装硬件及操作

1、协会统一为信贷监管部、财务部及各分支机构配备电脑和相应的必须设施,由各部门和分支机构自行管理和维护。

2、电脑安装好后,各相关信息录入人员不得私自拆装和请人维修,如出现故障,须报告协会办公室,由协会统一到指定的专业技术部门维修。

3、信贷软件系统的安装调试由县协会系统管理人员负责,安装人员须确保各部门、分支机构系统的正常运行。

4、协会统一组织协会所有员工到专门的电脑培训学校进行计算机基础知识、使用常识培训,系统管理人员负责对信息录入的系统操作技能培训,通过习题练习和最终考核合格后,方可进行系统的信息录入。

5、系统管理员根据各分支机构的实际需要,随时对信息录入人员进行培训和实地指导,信贷、财务监管人员,总部信息录入人员平常利用工作之便,协助进行指导。

(二)小额信贷软件系统信息录入分工:

    1、分支机构主任负责该分支机构会计系统的信息录入、凭证制作、审核、登记和与信贷系统数据的核对、确认和向总部传递会计系统数据等工作。

    2、分支机构业务员负责该分支机构中心、小组的建立、客户基本信息(包括:客户本人、家庭成员、财产等信息)和贷款申请的录入工作。  

    3、分支机构出纳负责客户贷款的申请、审核、登记、还款等信息的录入和信贷管理系统数据向总部的传送工作。

    4、总部信息录入人员负责对每个分支机构录入信息的复查、核对和各分支机构上传的信贷管理系统数据的汇总工作,并为管理所需提供的相关信息。

5、总部会计负责总部会计系统的信息录入、复查、核对和各分支机构上传的会计系统数据的汇总工作,并为管理所需提供的相关信息。

6、每个信息录入人员都享有核对相关信息、数据,查询各种报表的权利。

(三)小额信贷软件系统操作要求:

     1、需要进入系统各种信息录入前,必须查对核实,确保信息真实,数据准确(特别是客户台账,与会计账目相符);

2、 对已经做好基本情况调查,准备发放贷款的新增客户的基本信息,业务员当天内全部录入系统;新增客户量较大的,最迟在第二天上午10点前完成自己负责的各项信息录入,并做好信息核对工作,确保录入信息无误;

    3、对当天发放的贷款,出纳员必须当天内录入完贷款审核、登记等信息;贷款一经审核后,必须做好系统数据备份,以便发现信息录入错误时纠正;

    4、贷款回收管理实行现场操作,准确记录实际收回的本金和利息,发生一笔,录入一笔;

    5、当天发生的业务结束后,出纳整理好所有原始凭证,交分会主任做会计帐,会计账做好后,立即将当天的财务信息录入会计系统;

    6、所有信息录入完毕后,主任、出纳、业务员须查询、核对当天的管理报告和会计报表,核对当天录入的信息是否正确,以及时纠正;

    7、检查无误后,对当天录入的系统数据进行备份。

    8、定期与县协会系统管理员核对系统数据,县协会系统管理和录入人员每月定期对分会系统进行核对检查,及时发现和处理问题。

注意:当日内同时发生放款、收款业务时,先录入收款,后录入放款信息。

(四)其它相关要求:

1、小额信贷业务进入软件系统管理时,其信贷操作程序仍按原来的操作流程执行,不做任何改动;

2、小额信贷业务进入软件系统管理时,必须同时做好原来的手工账;

3、业务发生后,工作人员一定要提醒客户确认贷款余额,并在台账上签章;

4、分会主任每月必须核对一次客户台帐与会计账数据,每月分批核对客户还款卡和台帐余额,以确保账证、账卡、账账相符。

 

 

九、信贷、财务监控及处罚措施

 

总部对分支机构信贷、财务工作的日常监管由信贷部和财务部负责,其它部门配合。协会定期或不定期地组织对分支机构工作和客户情况的检查或抽查。对在贷款审批、发放、回收和日常工作中出现违规违纪者,协会将启动如下的处罚措施:

(一)有下列行为之一者,协会作除名处理

      故意合伙或单向为客户造假骗取贷款者;

      故意为客户家庭成员多人违规套取贷款的;

      故意想办法为客户冒名顶替贷款或明知是冒名顶替而仍然坚持发放贷款的;

      在信贷管理工作中违反财务纪律未批先放、未批入账、有贪污、挪用和欺诈行为的。

      在组织存款过程中出现道德问题和组织存款不上解等 .

(二)有下列行为之一者,第一次处罚款200元,第二次处罚款300第三次开除。

      超额、超范围发放贷款;

      发放人情贷款;

      客户续借款超额;

      非特殊情况同意客户提前还完较大额度贷款并在一月内再次续贷的;

      职工擅自离岗、不假而走的;

      收款不按时存行的。

(三)因违规操作或失职造成贷款损失者,处罚该分支机构当季度的信贷业务工作质量奖金,贷款损失部分年终在相关经办员工的股本金中全额扣除。若一年内连续再犯者,其交纳的风险股金全部自动转为操作风险金,取消协会对其的配股和经营分红资格。

(四)在日常工作中不负责任,马虎大意,出现以下问题的,根据不同情况进行处罚。

      不按贷款操作流程办理贷款业务的,每发现一次处罚款50元;

      不按规定的时间和要求访问客户和填写调查表的,每发现一户,处罚款10元;

      不按规定要求和时间进行日报的,每延迟一天,处罚款10元,不按要求进行月报的,每延迟一天处罚款20元;

      漏报各种管理报表的,每漏一份处罚款10元,漏报财务报表的,每漏一份处罚款20元;

    客户调查表、各种报表、原始凭证、财务凭证信息填写不齐、错误的,每处处罚款5元;

(五)有以下行为之一者,实行第一、二次说服教育,第三次警告处分。

      业务员不按时通知或催促客户按时还款者;

      会计不能及时记帐者;

      各自不能按时交接资料或票据者;

      每天不能按时交接账务并签章者;

      不按要求履行工作职责者。

(六)分支机构工作人员在一年内累计受到各种处罚五次以上的,取销该机构工作人员下一年度岗位晋级资格

(七)所有处罚进入职工个人档案

(八)以上处罚与当月的信贷监管考核相结合,由信贷部考核,交秘书长办公会议议定处理意见,所处罚款金额从当月工资中扣除,作为协会收入。

 

 

十、信 贷 档 案 管 理

 

(一)信贷档案的收集范围:

以下资料属于应收集的信贷档案:分支机构辖区内村、社、居委会基本情况、潜在客户基本情况表;客户的贷款申请书、

调查核实资料、客户调查表、贷款审批书、合同书、客户信誉确定资料、贷款状况及其它文字资料;客户的身份证、户口簿复印件。

(二)客户档案编号:

所有的客户档案以客户加入协会的先后顺序,以分支机构为单位编制4位数字通号,以村或居委会编制小组号,以小组为单位装入标准的档案卷宗,以便于归档和协会总部软件录入,以及客户续借款查询。

(三)信贷档案传递及留存办法:

1、客户的信贷档案由信贷员收集、整理、编号后,立即按要求装入档案卷宗内。

2、每天发生的信贷资料及信息,由分支机构主任负责督促相关人员根据资料的留存要求收集整理。

3、每月底信贷员将本月发生的客户信贷档案,移交给出纳员,由出纳统一保管。

3财务相关资料由县协会财务部留存,统一保管。

4、县协会留存的分支机构信贷档案包括贷款客户名单、贷款审批书、客户调查表、贷款回收日报表等,由各分支机构每月月报时交回。
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